Veel bedrijven gebruiken nog steeds handmatige, op papier gebaseerde systemen voor bezoekersbeheer, zoals gastenboeken of naamkaartjes. Er zijn echter problemen verbonden aan het gebruik van dergelijke verouderde systemen. Ze zijn niet waterdicht, ze zijn moeilijk en tijdrovend om te beheren en effectief te documenteren. Maar het belangrijkste is dat ze niet het type bescherming bieden dat uw organisatie nodig heeft als het gaat om ongewenste bezoekers.

Verouderde handmatige systemen bieden weinig tot geen beveiliging, maar een modern bezoekers beheersysteem kan deze problemen snel oplossen. Wij vertellen je meer over de voordelen van geautomatiseerde bezoekersregistratie.

1. Gebouwbeveiliging en de veiligheid van medewerkers wordt verbeterd

De beveiliging van de faciliteiten en de veiligheid van mensen zijn enorm belangrijk en hebben voor de meeste organisaties hoge prioriteit gekregen. Software gebaseerde lobby beveiliging biedt de extra bescherming die nodig is om bezoekers snel en nauwkeurig te identificeren.

2. Een goed systeem bespaart geld

Door bezoekersregistratie te stroomlijnen en te automatiseren, worden de verwerkingskosten van elke bezoeker verlaagd; dit kan op termijn aanzienlijke kostenbesparingen opleveren. Er zijn ook kosten die moeilijker te meten zijn, zoals kosten die verband houden met een inbreuk op de beveiliging – met een geautomatiseerd systeem zijn deze kosten vrijwel geëlimineerd.

3. Bezoekersbeheersoftware verhoogt de efficiëntie

Bedenk hoe inefficiënt de papieren systemen zijn die we hierboven noemden. Overweeg nu een systeem dat gebruik maakt van ultramoderne camera’s, scanners en software om de bezoekers te screenen, terwijl ze snel geregistreerd worden en een badge krijgen. Lobby personeel bespaart ook tijd, omdat ze bezoekers vooraf kunnen registreren en automatisch op de hoogte worden gesteld van hun aankomst.

4. Zichtbaarheid en verantwoording

Met moderne bezoekers beheersoftware kan op elk moment iedereen geïdentificeerd worden die zich in het gebouw bevindt. Bovendien geven de meeste systemen personeel de mogelijkheid om verschillende bezoekerspatronen te detailleren en te bestuderen.

5. Het zal de klanttevredenheid, professionaliteit en moraal van het personeel verbeteren

Als het lobby personeel de mogelijkheid heeft om bezoekers hartelijk, snel en efficiënt te verwelkomen, verhoogt dit de professionele omgeving van uw lobby en uw organisatie, terwijl het personeel en faciliteiten veilig blijven.

6. Bezoekers kunnen vooraf worden geregistreerd

Bezoekers kunnen vooraf worden geregistreerd door gastheren, beveiliging of de receptioniste. Als er een bezoeker is gepland voor een vergadering, kunnen alle relevante details vantevoren worden toegevoegd. Sterker nog, bevestigende e-mails met een kaart, veiligheidsinstructies en andere vergader details kunnen automatisch naar bezoekers worden verzonden. Dit alles versnelt het aanmeldingsproces van een bezoeker aanzienlijk, wat goed is voor alle betrokkenen.

7. Flexibiliteit en het vermogen om mee te groeien met het bedrijf

Een goed bezoekers volgsysteem is zeer flexibel en schaalbaar. Dit betekent dat het gemakkelijk kan worden aangepast aan de groeibehoeften van het bedrijf. Het is eenvoudig om de benodigde wijzigingen aan te brengen wanneer ze nodig zijn.