4 tips voor het professioneel registreren van bezoekers

4 tips voor het professioneel registreren van bezoekers

Professionele bezoekersregistratie geeft duidelijk aan wie zich in uw gebouw bevindt. Dit is belangrijk voor de veiligheid, bijvoorbeeld in noodgevallen. Wil je bezoekers zo gastvrij en professioneel mogelijk verwelkomen? Bekijk dan deze 4 tips.

1. Log bezoeken veilig

Veel organisaties werken nog steeds met een papieren formulier om bezoekers te registreren. Het ingevulde formulier wordt VAAK achtergelaten bij de balie, waarna nieuwe bezoekers zich in hetzelfde formulier kunnen inschrijven. Behalve dat dit niet in overeenstemming is met de AVG-wetgeving, omdat de persoonlijke gegevens van eerdere bezoekers zichtbaar blijven, is het ook efficiënt.

2. Registreer uw bezoekers van tevoren

Door uw bezoek van tevoren te registreren, vermijdt u lange wachtrijen bij de receptie of de slagboom. Het is belangrijk om dit met een paar simpele stappen gebruiksvriendelijk in te stellen. Laat medewerkers zich bijvoorbeeld online registreren en regel een automatische bevestigingsmail met meer informatie en een QR-code. Dit kan met digitale bezoekersregistratie. De voordelen:

  • Bezoekers- en veiligheidsinstructies (tekst, pdf en video) kunnen worden geïntegreerd
  • Contactloos dankzij de QR-code
  • De receptie heeft meer tijd voor andere zaken
  • Met deze digitale registratie voldoe je aan de AGV-wetgeving

3. Communiceer gastvrij

Een warm welkom vereist goede informatie. Geef van tevoren bijvoorbeeld aanwijzingen en informatie over parkeren en wegwerkzaamheden. Met digitale oplossingen voor bezoekersregistratie kan dit automatisch worden geïntegreerd in de communicatiestroom. Inspelen op actuele gebeurtenissen wordt zo snel en centraal georganiseerd.

Het vertrek van bezoekers is ook een belangrijk contactmoment. Met een bericht naar bezoekers om ze te bedanken voor hun komst en om ze een goede terugreis te wensen, wordt uw bezoek aangenaam verrast.

4. Meld bezoekers ten alle tijden af

Zorg ervoor dat u bezoekers afmeldt wanneer deze het pand verlaten. Op deze manier is de presentielijst weer actueel, zodat er bij calamiteiten niet gezocht hoeft te worden naar bezoekers die al zijn vertrokken.

Comments are closed, but trackbacks and pingbacks are open.