Ook al is jouw bedrijf daar niet direct gevestigd, je vindt wel de allerbeste vergaderlocatie in Amsterdam. Maar aan welke voorwaarden moet die precies voldoen?

Keuze is reuze. Totdat je moet kiezen, natuurlijk! Zeker wanneer het gaat om zoiets belangrijks als het uitkiezen van de plek waar jullie een zakelijke vergadering gaan doen plaatsvinden. Is het jouw taak om zo’n zaal te vinden? Dan moet je werkelijk alle registers opentrekken. Wees kritisch maar houd toch een open geest. Dat lijkt een tegenstelling maar binnen de kortste keren snap je precies wat we bedoelen. Niet op alle slakken zout leggen maar wel zorgen dat alles naar wens is. Die balans zul je uiteindelijk helemaal zelf moeten opmaken.

Hoewel, wij zijn er wel om je te helpen. Want er zijn verschillende zaken waarop je je uiteindelijke keuze moet baseren en deze naar jezelf verantwoorden. Welke dat precies zijn doen we hieronder uit de doeken. Samen zorgen we ervoor dat je geen betere keuze had kunnen maken.

Wat zegt de eerste indruk?

Een heleboel. Daarom moet iedere deelnemer nagenoeg verliefd worden op de gevel van het pand. Positieve gevoelens worden versterkt en pessimistische gedachten terzijde geschoven. Dit is de plek waar het gaat gebeuren en iedereen voelt het! Uiteraard wordt deze impressie niet teniet gedaan wanneer genodigden de lobby binnenstappen. Laat staan de zaal. Alles moet eraan gelegen zijn om jullie te inspireren. Dat betekent wel dat een te druk vloer- of wandpatroon niet te veel mag afleiden. Evenals de inspirerende uitzichten vanuit het raam – tenzij dat er niet is omdat jullie te dicht tegen het hart van het gebouw aan zitten. Spreekt dit panorama juist niet tot de verbeelding, dan moet je de gordijnen maar dicht doen. Zit niks anders op.

De sfeer

Die mag uiteraard niet omslaan. Dat gebeurt wanneer magen gaan knorren, bijvoorbeeld. Dus zorg voor catering, al dan niet vanuit de locatie zelf. En ook wil je iedereen de ruimte geven om te spreken maar ook om überhaupt te kunnen zitten! Dus moeten stoelen niet als een kluitje te dicht op elkaar geparkeerd staan. Zorg dat de zaal groot genoeg is en dat je het meubilair zo mag neerzetten als het jullie uitkomt. Wees wel zo beleefd om zelf naderhand de oorspronkelijke opstelling te herstellen.

De metropool Amsterdam

Die kennen velen op hun duimpje maar lang niet iedere straat of plek is even bekend. Dus zorg je dat bezoekers de route gemakkelijk weten te vinden door een uitgebreide beschrijving daarvan uit te delen aan alle genodigden die daaraan behoefte hebben. Doe rit ruim tevoren.