Het succes van een vergadering ligt bij jezelf

Het succes van een vergadering ligt bij jezelf

Jouw instelling en de moeite die jij erin steekt zijn absoluut bepalend. We gaan er hier althans vanuit dat jij de boel organiseert. Waar ga jij op letten?

Op alles, uiteraard. Iedereen moet zich op zijn of haar allerbest voelen wanneer die op de door jou gekozen vergaderlocatie in Eindhoven aankomt. En geloof ons, het bepalen daarvan wordt ook nog even een dingetje. Het beste neem jij die beslissing niet in je eentje maar houd je ook rekening met de mening van anderen hierover. Houd dan ook rekening met allerlei verschillende factoren die het succes van de uitkomt van je vergadering kunnen beïnvloeden.

Is er dan meer dan het gesprek zelf? Jazeker! De omstandigheden moeten er ook naar zijn. En daar heb je behoorlijk veel invloed op. Andersom ook, maar jij moet alle elementen naar je hand weten te zetten. Hoe je dat precies doet? Dat, lieve lezer, hebben we hieronder voor je uiteengezet. Lees de criteria waar je iedere potentiële vergaderplek in Eindhoven aan moet onderwerpen.

Te beginnen bij het gebouw zelf

Persoonlijke of zakelijke sores kunnen een rol spelen bij de gemoedstoestand van deelnemers aan de vergadering. De een is ontzettend optimistisch en de andere ziet er om wat voor reden dan ook ontzettend tegenop. Maar die stemming moet positief worden – of blijven – bij het zien van het pand waar de vergadering gaat plaatsvinden. Idealiter wordt iedereen hoopvol bij het zien van dit prachtige gebouw! En alsof dat nog niet genoeg is, zet die aantrekkingskracht zich het liefst ook nog voort in de lobby en uiteindelijk de vergaderzaal.

Let daarbij wel op dat het interieur niet te druk is: psychedelische patronen hebben nogal de neiging om af te leiden. En dat het uitzicht inspirerend is is hartstikke mooi maar ook dat mag niet te veel focus naar zich toe trekken. Is het juist hartstikke lelijk? Sluit dan de blinderingen.

De zaal

Je hebt een grote verantwoordelijkheid voor het comfort van alle aanwezigen. De stoelen moeten lekker zitten en de zaal moet groot genoeg zijn dat iedereen bij wijze van spreken zijn of haar armen kan uitslaan. Wanneer mensen niet genoeg bewegingsruimte hebben, gaat hun humeur begrijpelijkerwijze pijlsnel naar beneden. Dus, mocht het nodig en bovendien toegestaan zijn, verander dan de opstelling naar eigen smaak. Maar zet de stoelen en tafels daarna wel weer netjes terug, hè?

Ook wanneer technische ondersteuning vereist is, kan het beheer van de locatie je wellicht helpen aan laptops, beamers, speakers, etc. Dan hoef je die niet zelf mee te sjouwen.

De inwendige mens

Laat je vergadering niet onderbreken door het gegrom van knorrende magen! Zodra die geluiden de ronde beginnen te doen, betekent dit dat jij jouw plicht als gastheer of -dame ernstig hebt verzaakt. Oftewel, zorg dat er altijd voldoende koffie, thee, sap, frisdrank of andere verfrissing klaar staat. Evenals cake, koekjes, broodjes en andere lekkernijen tijdens een welverdiende pauze!

Comments are closed, but trackbacks and pingbacks are open.