Het klinkt als vanzelfsprekend: jij levert een dienst en de klant betaalt. Toch blijft betaling in sommige gevallen uit. Niet-betalende klanten zijn voor veel ondernemers een hoofdpijndossier. Niet alleen kost het bellen en mailen naar debiteuren een hoop tijd en energie, het brengt ook de eigen liquiditeit in gevaar. Een incassotraject biedt uitkomst. Toch kun je niet altijd direct een incassotraject starten. Zo verschilt dit per type debiteur. Is jouw debiteur een particulier of een bedrijf? Dan zijn er verschillende voorwaarden voor het starten van een incassotraject. Welke dit zijn, vertellen we in dit artikel. 

Incassotraject starten bij particulieren

Heeft een particuliere klant zijn of haar factuur niet betaald? Dan ben je verplicht om tenminste één herinnering naar hem of haar te sturen. In de WIK (wet incassokosten) wordt dit een “aanmaning” of “14-dagen brief” genoemd. In deze brief geef jij de klant nog één mogelijkheid om de factuur binnen de gestelde betalingstermijn van 14 dagen te betalen. Als de klant na het verstrijken van de betalingstermijn de factuur nog niet heeft betaalt, dan kun je incassotraject in gang zetten. 

Let er wel op dat een aanmaning aan een aantal eisen moet voldoen wil deze geldig zijn. Zo moet de betalingstermijn, de hoogte van de hoofdsom en de vermelding dat de betalingstermijn ingaat na ontvangst van de brief, in de aanmaning worden opgenomen. Anders kan het incassobureau de incassokosten niet in rekening brengen bij de klant. De hoogte van de incassokosten voor particulieren is vastgelegd in de WIK en bevat een percentage van het verschuldigde bedrag.

Incassotraject starten bij bedrijven

Heb je producten verkocht en/of diensten verleend aan iemand die handelde vanuit zijn/haar beroep of bedrijf? Dan ben je, anders dan bij een vordering op een particulier, niet verplicht om een aanmaning te sturen. Omdat het gaat om een bedrijfsvordering mag je, zodra de gestelde betalingstermijn is verstreken, direct een incassotraject starten. Heb je alvorens geen betalingstermijn afgesproken? Dan geldt automatisch de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen. Een bedrijf mag een langere betalingstermijn van 60 dagen aanhouden, mits beide partijen akkoord zijn. 

Toch kiezen veel bedrijven ervoor om ook bij een bedrijfsvordering een aanmaning te sturen of persoonlijk contact op te nemen voordat men een incassotraject start. Vaak gaat er een (lange) zakelijke relatie aan vooraf en het starten van een incassotraject kan de relatie met de klant onder druk zetten. Hoewel een incassobureau de klanten op een vriendelijke manier benadert, is het toch een externe partij die extra druk zet. Overdenk daarom altijd de situatie.