De administratie is niet de leukste taak van een ondernemer, dit maakt het helaas niet minder belangrijk. Een goede administratie bijhouden is niet alleen nodig, maar het kan u ook veel geld en tijd besparen. Informatie is gemakkelijker te vinden als u uw administratie op een ordelijke, tijdige en correcte manier verwerkt. Gelukkig hebben we enkele tips om u te helpen de orde in uw administratie te handhaven. Je kunt het niet leuker maken, maar je kunt het wel makkelijker maken.

Goede overeenkomst en structuur

Of u nu een klein of groot bedrijf bent, het onderhouden van een goede administratie begint bij het sluiten van overeenkomsten met uzelf, maar ook met eventuele andere medewerkers. Veel facturen en facturen worden per post of e-mail ontvangen. Wanneer dit per e-mail gebeurt, is het bijvoorbeeld belangrijk om één centraal e-mailadres in te stellen waarnaar u facturen kunt sturen. Zo houd je alles schoon en mis je niets. Hetzelfde geldt voor mail. Zorg ervoor dat u regelmatig de tijd neemt om inkomende post te verwerken en op te splitsen op basis van wat het betekent. Zo kunt u de structuur al bouwen en een beoordeling beter uitvoeren.

De juiste systemen en materialen

De administratie moet op een bepaalde manier opgeslagen of bewaard worden. Dit kan een digitale of papieren versie zijn. Officieel moet u de documenten bewaren in de vorm waarin u ze heeft ontvangen. Dit is onderdeel van de opslagverplichting. Daarom moet u de digitale factuur digitaal opslaan en vice versa. Mocht je dit niet bevallen, dan kun je onderhandelen met de Belastingdienst om bijvoorbeeld alles digitaal op te slaan. Voor digitale opname kunt u administratiesystemen kiezen. Bewaar je alles op papier? Schaf een aantal orders, tabbladen en ander noodzakelijk briefpapier aan. Hierdoor kunt u de administratie onderverdelen in uitgaande en inkomende accounts. Herschik ze vervolgens op datum of tijdsperiode. Zo vindt u alles zeker terug en hoeft u zich geen zorgen meer te maken over het administratieprobleem in uw organisatie.

Uitbesteden

Indien u zelf niet in staat bent om de administratie te doen, bijvoorbeeld door de grotere bedrijfsomvang, is het wellicht de moeite waard om iemand anders te delegeren voor de administratie. Dit kan de administratieve medewerker in uw organisatie zijn, die u inhuurt en betaalt, maar het kan natuurlijk ook de externe organisatie zijn waarvan u de rekening ontvangt. Natuurlijk hangt de keuze die u in dit geval maakt af van persoonlijke voorkeuren en de situatie waarin uw bedrijf zich bevindt.

Het up-to-date houden van uw administratie vergt discipline en een beetje orde. Zet daarom zo snel mogelijk de eerste stappen en begin nu. Hoe langer je het uitstelt, hoe groter de administratie-stapel wordt en hoe rommeliger alles wordt!