In steeds meer ontvangsthallen is een virtuele receptie te vinden: via een aanmeldzuil of via je eigen mobiel kun je je registreren als bezoeker. Een virtuele receptie biedt veel mogelijkheden en dient, in tegenstelling van wat veel mensen denken, niet als vervanging van de receptionist. De virtuele receptie is een aanvulling op de receptionist en maakt het werk makkelijker. Wat is een virtuele receptie precies, wat kan het en waarom zou je ervoor kiezen? Hieronder leest je alles over deze nieuwe manier om gasten te ontvangen.

Wat is een virtuele receptie?

Aan de receptie van een hotel of bedrijf verwacht je normaal gesproken een receptiemedewerker, maar bij een virtuele receptie vind je hier een display. Als bezoeker meld je jezelf aan via de display. In een hotel kan dit dienen als vorm van inchecken, bij de dokter meldt je je op deze manier aan voor je in de wachtruimte plaatsneemt en ook bij een bedrijf meldt je je zo voor een afspraak. Na de aanmelding op de display wordt er automatisch een bericht verzonden naar de betrokken persoon in de organisatie, zodat diegene weet dat de bezoeker gearriveerd is. Een virtuele receptie is in de meeste gevallen geen vervanging van een receptionist, maar dient ter ondersteuning.

Wat kan een virtuele receptie?

Een virtuele receptie biedt verschillende voordelen voor bedrijven en organisaties. De virtuele receptie zorgt voor een professionele uitstraling, zeker wanneer de receptioniste tijdelijk niet achter zijn of haar bureau zit. Met een virtuele receptie heb je altijd een overzicht van de aanwezige bezoekers, waardoor je precies weet wie er in het pand aanwezig zijn. Je kunt bezoekers vragen om zich via de display te registeren en akkoord te gaan met de voorschriften in het gebouw op het gebied van hygiëne en veiligheid. Een virtuele receptie verstuurt automatisch notificaties naar contactpersonen en kan daarmee wachttijden voorkomen. 

Waarom zou ik voor een virtuele receptie kiezen?

Er zijn verschillende redenen om voor een virtuele receptie te kiezen. De virtuele receptie ondersteunt de receptionist en zorgt ervoor dat hij of zij het werk beter kan doen. Is de receptioniste tijdelijk afwezig, bijvoorbeeld vanwege een lunchpauze of omdat er ergens iets geregeld moet worden? Dan kunnen gasten alsnog ontvangen worden met de virtuele receptie. De wachttijden worden zo verkort, wat voor de gast, de betrokken medewerker en de receptionist voordelig is. Deze digitale ondersteuning voor receptioniste is efficiënt en maakt het registreren van bezoekers een stuk eenvoudiger.